Definizione
Che cos’è Document automation e come funziona?
Può combinare OCR, estrazione dati, template e approvazioni. È essenziale mantenere versioni e tracciabilità.
Il lato di generazione parte da template con campi e blocchi condizionali, per esempio clausole che compaiono solo per certi paesi o importi, compilati con dati del gestionale. L’AI interviene dove serve testo variabile, come descrizioni tecniche o sintesi di commessa. Il ciclo si chiude con firma, protocollazione e archiviazione, mantenendo il legame tra documento, versione del template e dati usati.
Esempio aziendale
Esempio di Document automation in azienda
Il sistema legge una richiesta, compila la bozza del documento corretto e la invia al responsabile per verifica.
Applicazioni
Quando può essere utile
- contratti
- preventivi
- ordini
- report
- moduli amministrativi
Limiti
Quando fare attenzione
- template duplicati e non allineati tra reparti
- clausole generate senza revisione legale
- dati di anagrafica errati propagati ovunque
- versioni firmate non collegate alla pratica
Da non confondere
Document automation: con cosa non va confuso?
L’automazione documentale gestisce l’intero ciclo. L’OCR si limita principalmente a rendere leggibile il testo in immagini.
Dalla definizione al progetto
Cosa può realizzare Agentix con Document automation
Per la produzione di preventivi, offerte tecniche, verbali di collaudo o report di commessa, Agentix costruisce un sistema di template collegati al gestionale. I dati arrivano dalle fonti ufficiali, le parti di testo libero sono proposte dall’AI e marcate come da verificare.
Il sistema gestisce le versioni dei template, il percorso di approvazione per tipologia di documento e l’archiviazione con collegamento a cliente e commessa. Chi gestisce i modelli può modificare testi e condizioni senza intervento tecnico.
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Domande frequenti su Document automation
Che differenza c’è tra document automation e IDP?
L’IDP legge documenti in entrata ed estrae dati. La document automation copre anche la produzione di documenti in uscita, come preventivi e contratti, e il loro percorso di approvazione e archiviazione. Spesso i due lavorano in sequenza.
Si possono generare preventivi direttamente dai dati del gestionale?
Sì, se articoli, listini e condizioni sono nel gestionale. Il sistema compila il template con i dati corretti, l’AI aggiunge testi descrittivi e il commerciale rivede la bozza prima dell’invio, con tutte le versioni salvate.
Dal concetto all’applicazione
Vuoi applicare Document automation nella tua azienda?
Partiamo dal processo, dai dati disponibili e dal risultato atteso per definire un primo progetto concreto.